Главные операции в складском учете
Достойный складской учет при котором имеется возможность отслеживать товарные остатки, управлять поступившим товаром и минимизировать риски потерь и краж является желанием руководителей торгового бизнеса. IT-услуги различной направленности предоставляются сотрудниками московского филиала. Они проведут подключение к системе СБИС, установку личного кабинета с последующей настройкой. Опытные специалисты проводят необходимые консультации связанных с тарифами, для каждого индивидуального случая. Также оказывается необходимая поддержка, достаточно воспользоваться нашими контактами. Мы работаем с бизнесом Москвы и Московской области.
Продукция должна перемещаться по складу только с соответствующей фиксацией. Все операции (движение между складами либо списание) требует документального сопровождения. Система документооборота предполагает участие кладовщика и бухгалтера, однако есть случаи, когда выполнение обязанностей может ограничиваться одним человеком, допустим, владельцем торговой точки.
Приход товара на склад
Приемка товара очень часто сопровождается основными ошибками, нарушающих дальнейший учет. Соблюдая пару важных моментов помогут не допустить путаниц. Для этого:
- внесение документов производите незамедлительно после того, как товар поступил. Часто допускаемая ошибка заключается в задержке документов (товар приходуется лишь по истечении нескольких дней, что грозит расхождением остатков);
- наблюдайте за корректностью названия товара. Нередки случаи именования одного товара по-разному у разных поставщиков. Автоматизированный учет поможет не допустить неразберихи (товары могут вноситься по штрихкодам либо через автоматическое распознавание накладных через функционал СБИС).
Оформление поступившего товара
Поставляемый товар поставщик должен направлять с передаточными документами (товарной накладной или универсальным передаточным документом (УПД)). Именно поставщик ответственен чтобы данные документы были заполнены корректно. Получатель лишь проверяет количество и состояние товара и если претензии отсутствуют, то ставит подпись на соответствующих документах. При этом принять и завизировать данные документы может исключительно материально ответственное лицо с доверенностью. На указанного специалиста возложена материальная ответственность за все ценности имеющиеся на складе и если были обнаружены недостача или повреждение возмещает убытки. Как правило, в маленьких магазинчиках это выполняется кассиром, последний обязательно должен поставить подпись на передаваемые документы.
Информация о товарной накладной
Этот документ должен прилагаться к поставляемому товару, где указывается такая информация:
- специалиста, ответственного за отгрузку товара;
- дату проведения отгрузки;
- список товара с количеством, единицами измерения и ценой за единицу;
- подпись лица принявшего товар.
Товарная накладная является подтверждением, что товар получен и претензий не имеется. При наличии претензий, допустим, брак товара либо несоответствие количества, товар может быть не принят. Здесь поставщиком должны быть внесены исправления в накладной, путем вычеркивания товара с браком и поставлена виза. Если для поставки используются документы в ЭДО, то документ отклоняется через систему и указать все претензии.
Использование счета-фактуры
Если один из участников процесса платит НДС, вам потребуется еще и наличие счета-фактуры. Документ формируется продавцом, чтобы получить основание при вычете НДС. Если какая-то сторона не является плательщиком НДС, то возможен отказ от составления счета-фактуры после получения письменного согласия с каждой из сторон.
При этом должны соблюдаться требования отправки счета-фактуры. Она может быть составлена на бумаге или с использованием электронного документооборота (ЭДО) усиленным электронной подписью. Отправка маркированного товара или алкоголя осуществляется со счетом-фактурой только с использованием ЭДО.
Роль УПД
Во избежание путаниц по накладным и счетам-фактур, налоговая дает разрешение на использование универсального передаточного документа (УПД), совмещающего две функции. Последний бывает двух типов:
- УПД-1 может служить заменой для товарной накладной и счета-фактуры;
- УПД-2 заменяет лишь накладную.
СБИС наделена функцией облегчающую обработку бумажных документов. Используя мобильное приложение имеется возможность сканировать накладные. После чего система в автоматическом режиме проведет распознание и внесение данных в систему. Специалисту остается лишь проверка информации и приемка товара.
Проведение инвентаризации
В ходе инвентаризации пересчитывают товар на складе для сравнения имеющегося товара по факту с тем, который учтен в документах. Регулярные проверки сведут к минимуму возможные недостачи.
Иногда предприниматели практикуют закрывать торговую точку на инвентаризацию, хотя более удобным будет если пересчет проходит поэтапно, допустим, по группам товаров.
Проведение инвентаризации вручную, увеличивает риск ошибок, особенно при пересчете мелкого товара. Проверка крупных предметов, в виде мебели, не является сложной, а вот такой товар, как носки либо украшения может потребовать больше времени.
Выбрав автоматизированные системы вы оптимизируете инвентаризацию.
Как оформляется процесс
Инвентаризацию проводят при условии создания специального акта. СБИС проводит автоматическое его заполнение согласно текущим учетным данным. Останется только провести сканирование товарных штрихкодов. Обработку результатов проведет система со списанием недостач и оприходованием излишек.
Учет расхода товара
Расход (продажа) товара с последующим списанием его со склада. В этом случае очень важно обеспечение продавца удобными инструментами для исключения задержек при торговле. Наличие автоматизированной системы и настроенного каталога обеспечивает добавление товара всего лишь парой кликов, применяя сканер и штрихкоды.
Оформление продаж
Используя товаро-учетную программу товар будет списываться в автоматическом режиме. Допустим СБИС автоматическое списание товара происходит когда закрывается кассовая смена – программа самостоятельно обновит информацию о количества товара на складе.
Возможность пересортицы
Пересортицей называют несоответствием среди видов одного товара. Допустим, было замечено, что по итогам инвентаризации была выявлена недостача по трем шоколадком с орехом. Это может возникнуть из-за ошибки в ходе приема либо в действиях поставщика, указавшего ошибочные данные.
При пересортице табачных, алкогольных и ветеринарных изделий, документ “Пересортица” не оформляется. Понадобится лишь провести списание или оприходование продукции с устранением ошибок в маркировочной системе.
В остальных случаях нужно оформить документ “Пересортица”, чтобы откорректировать учет и привести остатки в соответствие.
При правильной организации складского учета дает возможность провести автоматизацию операций, свести к минимуму ошибки и контролировать движение товаров. Используя современные инструменты, например СБИС, сильно упростит учетный процесс (приемка товара, списание, инвентаризация). Таким образом документ будет обрабатываться быстрее, ускорится поиск расхождений и исключение недостач. Это сделает работу магазина более эффективной и снизит угрозу потерь финансов.
