Особенности приема на работу удаленного сотрудника

В ТК отсутствует такой термин, как “удаленная работа”, однако присутствует “дистанционная работа”, что есть равноценным понятием. Данный формат трудоустройства предполагает выполнение работы сотрудником не присутствуя в офисе или на производстве, это может быть любое удобное для него место. Взаимодействие с администрацией ведется посредством email, телефона и систем CRM. Сотрудники московского филиала предоставляют IT-услуги различной направленности. Они обеспечат подключение к системе СБИС, установят личный кабинет с последующей настройкой. Специалисты с опытом проводят необходимые консультации связанные с тарифами, в каждом индивидуальном случае. Также оказывают необходимую поддержку. Для этого нужно воспользоваться нашими контактами. Мы работаем с бизнесом Москвы и Московской области. 

Что значит удаленная работа

Выполнение работы может происходить:

• при полном удалении. Специалист может находиться в не офиса и даже в другом населенном пункте;
• с временным переводом на дистанционку. Допустим на время ремонтных работ в помещениях офиса или пандемии вследствие чрезвычайного положения. Оформление временного перевода не должно превышать полугода;
• с периодической удаленной работой. При этом работник только часть времени находится в офисе, а в остальном пребывает дома.

В любом случае процесс трудоустройства неизменен.

Отличие от работы на дому

К сведению. Статьей 310 ТК РФ также предусмотрена надомная работа. Данный вид труда использовался ранее и имеет отличия от работы дистанционно.

Для данной работы характерно применение физического труда, при этом материалы и инструмент должен предоставить работодатель. Надомником могут привлекаться другие члены семьи, что недопустимо в случаях с работой дистанционно.

Оформление работника, работающего на удалении

Все происходит согласно общих правил по трудоустройству. Отличием является лишь путь, которым происходит передача документов.

Обмениваться документами со специалистом на удалении можно несколькими способами. Передача может быть:

• личной. Предпочтителен для сторон, находящихся в одном населенном пункте;
• через почту России или службу доставки. Письмо должно быть заказным с уведомлением о вручении. Все почтовые расходы при этом несет работник, если трудовое соглашение не предусматривает иных условий;
• по email. Данный способ наиболее удобен для удаленных работников. СБИС значительно облегчает организацию кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Отказаться от бумажного варианта документов нельзя. Допустим ч.3 ст.312.8 ТК РФ требует уволенному работнику направить почтой заверенную копию приказа. Если не было перехода на электронную трудовую книжку работником, то потребуется ведение бумажного варианта.

Порядок оформления при приеме сотрудника в электронной версии

Для этого потребуется:

1. Выдать ЭП. Чтобы визировать кадровые документы работнику, потребуется пользоваться электронной подписью. В этом случае достаточно неквалифицированной подписи (НЭП). Возможно удаленное оформление в ходе приема. К примеру В СБИС на это потребуется считанные минуты. ЭП выдается платно. Работодатель оплачивает, если это прописано локальным актом или непосредственно трудовым договором. В СБИС, оплатив ЛК пользователя, НЭП предоставляется бесплатно. Поэтому уволив одного сотрудника и приняв другого вместо него, не требуется снова тратиться на НЭП и кабинет для нового работника;
2. Запросить документы. Их работник может отправить, используя формат фото либо скан-копий (ЭП не требуется). СБИС осуществит проверку подлинности паспорта и по его данным проведет уточнение ИНН;
3. Подписать документы. СБИС дает возможность оперативно сформировать весь комплект документов и несколькими кликами направит в личку сотрудника. Каждая должность имеет свой перечень локальных документов, который будет набран автоматически;
4. Разработать положение о работе на удалении. Это носит рекомендательный характер, т.к. данным документом будут урегулированы все важные моменты. После подписи сотрудником всех нужных документов в личке, распечатывать их не нужно. Они будут сохранены в электронном варианте;
5. Сделать запись в бумажный вариант трудовой книжки. При желании работника сделать запись в трудовую на бумаге, ему нужно почтой направить ее работодателю;
6. Отправить отчет в СФР. Приняв удаленного работника потребуется отчитаться в Соцфонд по ф.ЕФС-1, соблюдая сроки (день приема или следующий рабочий день). В графу 6 вносят код “ДИСТ”. Отправка отчета может быть электронной и в этом поможет СБИС, но предварительно она проведет проверку на возможные ошибки.

Составление Трудового договора с работником на удаленке

Типовой трудовой договор для тех, кто на удаленке нужно разработать. В нем обязательно нужно внести:

1. пункт об оформлении лица на дистанционную работу, отказавшись от терминологии удаленная работа;
2. где будет выполняться работа (адрес сотрудника). Предусмотрите обязанность работника уведомлять работодателя об изменении населенного пункта;
3. принцип взаимодействия с руководством и сослуживцами, виды и сроки отчетов;
4. указать рабочий график. При необходимости обозначить время работы и часовой пояс, либо свободный режим;
5. обеспечение оборудованием, возмещение расходов за мобильную связь, интернет, электроэнергию. При выплате компенсаций, сумму нужно указать в договоре;
6. при каких условиях работник может быть уволен: отсутствие связи с руководством 2 дня и более, а также изменение местности, что делает невозможным продолжение работы.

Возможны и другие пункты не противоречащие ТК РФ.

Оформление на работу релокантов

Не исключается ситуация длительного выезда работника за границу. Действие работодателя в этом случае.

Минтруд устанавливает, что такой работник должен быть уволен, т.к. ТК РФ действует исключительно в границах России. Для продолжения сотрудничества потребуется заключение гражданско-правового договора. 

В то же время ФНС придерживается другой позиции. Для них главным является своевременное и полное перечисление налогов. При этом релоканты имеют ту же ставку НДФЛ, что и работники, проживающие на территории РФ. При отсутствии работника в РФ более 183 дней на протяжении 12 месяцев подряд, он становится нерезидентом со ставкой НДФЛ 30%.

Для полного исключения штрафных санкций рекомендовано брать во внимание позицию Минтруда.