Подробнее о сервисе распознавания документов в СБИС

Решить проблему быстрого ввода данных с бумажного носителя по контрагентам не перешедшим на ЭДО, поможет функция автоматического распознания, используемая умными бухгалтерскими программами в виде СБИС. IT-услуги различной направленности предоставляются сотрудниками московского филиала. Они проведут подключение к системе СБИС, установку личного кабинета с последующей настройкой. Опытные специалисты проводят необходимые консультации связанных с тарифами, для каждого индивидуального случая. Также оказывается необходимая поддержка, достаточно воспользоваться нашими контактами. Мы работаем с бизнесом Москвы и Московской области. 

Перечень документов на бумажном носителе распознаваемых СБИС

Среди бухгалтерских документов распознанию подлежат:

• счета на оплату;
• счета-фактуры;
• ТОРГ-12, накладные, акты выполненных работ;
• УПД;
• кассовые чеки по авансовым счетам.

Документы по кадрам для распознания:

• Паспорта;
• СНИЛС;
• Дипломы;
• Удостоверения водителя;
• Трудовые договоры, заявления о приеме на работу, которые были распечатаны из программы.

По требованию Закона, кассовые чеки в обязательном порядке должны содержать QR-код. В связи с этим сканировать полностью чек нет необходимости. По QR-коду программой будет найден электронный чек из налоговой базы.

В реализационные и кадровые документы, которые формируются в СБИС, вносятся QR-коды в автоматическом режиме, чтобы их распознавать. 

Преимущества распознавания документов

Благодаря данной функции:

1. работники бухгалтерии смогут экономить время. Отпадает необходимость ручного переноса данных с бумаги или скана и позволяет вводить первичку быстрее в 4 раза;
2. исключаются ошибки. При необходимости ручного внесения большого количества данных велика вероятность возникновения ошибок и опечаток. При автоматическом распознавании можно контролировать правильность внесения информации. К тому же сервис наделен способностью распознавать документы с затертой информации и отметками в карандаше;
3. данные защищены. Документы доступны лишь сотрудникам, которым доверяют;
4. создается электронный архив. Документации загруженной в СБИС обеспечивается хранение на сервере оператора. В случае его надобности, он будет быстро найден. При этом бумажный вариант оригинала должен сохраняться, т.к. его создание происходило на бумаге.

Примо в СБИС происходит доставка официальных запросов из органов контроля. Это документы не на бумаге, но ответ на них также поможет функция распознания.

Подключение функции распознавания документов

Данный сервис имеется в СБИС. Чтобы он работал, понадобится сканер либо смартфон.

Работа осуществляется в определенном порядке:

• бумажный вариант документа, подлежащий оцифровке, подписывается и заверяется печатью, при наличии последней;
• сканы или фото документа загружается в программу. Для этого можно воспользоваться сканером или смартфоном;
• информация с фото/скана будет считана сервисом и загружена в систему. После чего работнику бухгалтерии останется лишь принять документ для учета.

К сведению: При пересылке документов контрагентом по email или передаче на внешнем носителе, например флешка, то необходимо документ вначале распечатать и подписать, а затем произвести его загрузку в программу. Это даст возможность быстро подавать документы органам контроля по их требованию.

Плюсы сервиса распознающего документы

1. использование российских ПО исключает возможности блокировок;
2. процесс распознавания происходит быстро. СБИС распознает документы в 5 – 7 раз быстрее по сравнению с аналогами;
3. обладает потенциалом для дальнейшего развития. Могут использоваться любые нужные форматы. ИИ не перестает свое развитие и совершенствование;
4. доступна организация ЭДО с контрагентами. Это несет дополнительные удобства, т.к. обеспечивает проведение первички сразу в электронном варианте.

Перечень полезных опций по распознаванию документов в СБИС

По поступающим документам:

• справочник номенклатуры формируется и редактируется по загруженной документации. Программой будут выделены позиции, которые отсутствуют в каталоге организации;
• затратные статьи подбираются автоматически, чтобы учитывать входящие суммы;
• платежки быстро заполняются, используя распознанные счета на оплату;
• распознается лишь документация, которая в дальнейшем интегрируется по своим учетным системам, благодаря имеющемуся сервису;
• выделяет важные реквизиты в документе для проведения распознавания.

По личным документам работников:

• информация проверяется в базах госорганов на предмет достоверности и благонадежности.

Переход на СБИС обеспечит автоматизированный ввод первички, экономию рабочего времени и недопущение ошибок в документации.