• г. Щёлково пл. Ленина, д.5, оф. 307
  • info@ms-sbis.ru

Порядок работы с документами в СБИС

Порядок работы с документами в СБИС

Янв 29, 2024 Новости

Для работы с входящей, исходящей и внутренней документацией в СБИС (создание, удаление, редактирование, печать, приемка, отправка, регистрация, назначение ответственных и контроль) необходим определенный порядок. Наш московский филиал специализируется на предоставлении IT-услуг разных направлений. Специалисты подключат к системе СБИС, проведут ее установку и настроят личный кабинет. Сотрудники с опытом дадут все необходимые консультации, по тарифам,  для каждого отдельного бизнеса и предоставят необходимую поддержку, достаточно воспользоваться нашими контактами. Мы обслуживаем предприятия Москвы и Московской области. 

Создание документа в СБИС

Можно пользоваться любым разделом. После нажатия кнопки “+” либо “+Документ”, отобразится новый шаблон, который требует заполнения.

  1. Система самостоятельно обозначит дату, нумерацию файла с автором, вашу компанию. При необходимости перечисленные данные могут быть изменены;
  2. Вносится информация в обязательные поля. Последние имеют отличия в разнотипных документах;
  3. Вводятся дополнительная информация и заполняется поле “Комментарий”;
  4. Прикрепляются файлы, которые могут иметь вид текстов, таблиц, сканов и изображений. Для чего нажимается кнопка скрепка и выбирается источник;
  5. Отправляется документ получателю и обрабатывается через систему учета. Для этого нужно нажать функцию “На выполнение”, “Провести” либо “Отправить”.

Порядок контроля документов в СБИС

Весь путь согласовательных и исполнительных действий относительно документов можно отслеживать. О стадии обработки можно узнать по отраженной небольшой иконке из реестра и стикера. Более подробная информация о прохождении возможна после открытия окна “Лента событий” непосредственно в документе. 

Просмотреть статистические данные о всех файлах компании можно через вкладку “Статистика”. В зависимости от используемого фильтра, данные будут представлены в количественном или процентном значении. 

Сохранение документа на гаджет

Реестры СБИС обеспечивают хранение всех файлов. Однако при необходимости архив может быть сохранен на компьютере либо на носителе. 

Для скачивания одного файла, нужно:

  1. открыть его карточку и во вкладке “Документы”, нажать кнопка стрелка вниз;
  2. выбрать в каком формате будут сохранены вложения. Если в
  • PDF, нажимается “Сохранить в PDF;
  • ХML, нажимается “Скачать” либо изображение дискеты кнопка скачивания.

Допускается выделение нескольких пунктов в списке и выгрузка в PDF либо Excel, нажатием на дискету в панеле по массовым операциям.

Для скачивания полного комплекта, потребуется:

  1. открыть файловую карточку и используя вкладку “Документы”, нажать “кнопка скачиванияВыгрузить”
  2. выбрать необходимый формат. Это может быть:
  • ZIP, являющийся zip-архивом;
  • PDF – печатная форма PDF, имеющая штамп ЭП;
  • 1С или StoreHouse в вашей системе учета.

Возможность редактирования документов в СБИС

Текст не подлежит исправлению при закрытии автором его от возможности изменить или установки пользовательской отметки. В прочих случаях для редактирования достаточно:

  1. нажать в карточке документа “Изменить”;
  2. произвести исправление неточностей;
  3. подтвердить, нажатием “Сохранить”.

Если перед правками файл запускался в обработку, необходимо дополнительно отправить его, чтобы согласовать. Для этого нужно:

  1. в файловой карточке нажать кнопка стрелка вниз, а после “кнопка согласованияНа согласование”;
  2. прокомментировать, отметить пользователя и нажать “На согласование”.

Распечатка документов в СБИС

После подписания ЭЦП источник начинает обладать юридической силой конкретно электронный документ. Дополнительно любой файл в СБИС может быть распечатан.

Так распечатка:

  • одного файла будет произведена после нажатия в его форме значка кнопка печатис последующим выбором параметров печати;
  • одновременно нескольких файлов, их нужно отметить, кликнуть в панели массовых операций “кнопка печатиРаспечатать” и затем выбрать требуемый вариант.

Удаление документов в СБИС

От файлов, которые стали ненужными СБИС можно очистить. Для удаления:

  • одного, нужно нажать “кнопка удаления” из реестра, либо непосредственно в документе;
  • одновременно нескольких, возможно поле отметки их в реестре и нажатия “кнопка удаленияУдалить” в панели массовых операций.

После этого нет безвозвратного удаления, а лишь помещение в корзину с возможностью восстановления при необходимости. Для возвращения файла потребуется:

  1. отметить в нужном реестре фильтр “кнопка фильтра” “Удаленные”, вносится временной отрезок и после нажимается “Отобрать”;
  2. после открытия файла кликнуть на “Восстановить”;
  3. либо после выбора нескольких файлов нажать на “кнопка удаленияУдалить” в панели массовых операций.

Все дополнительные консультации можно получить по тел.+7 (926) 810-54-93.

авторомrpp31