Переход на электронную транспортную накладную (ЭТрН)

Грузоперевозки предполагают оформление транспортной накладной для отслеживания и управления грузами в ходе их перемещения. Оформление накладных может осуществляться на бумаге либо в цифровом формате. На сегодня электронный вариант накладных используется добровольно, но начиная с 2024 года эта мера станет обязательной всем участникам рынка. Опытные сотрудники компании предоставят всю необходимую информацию, по тарифам, относительно вашего бизнеса и обеспечат необходимую поддержку, нужно только воспользоваться нашими контактами. Мы работаем с компаниями Москвы и Московской области. 

Суть электронной транспортной накладной

Данный документ составляется сторонами в цифровом варианте при оформлении транспортировки грузов. Он подтверждает факт договорных отношений и все затраты в связи с перевозками. 

В ЭТрН вносятся:

• данные всех участников перевозки, включая сам груз;
• правила передачи груза в ходе отправки;
• порядок приема груза при его получении.

Причины перехода на ЭТрН

Существует несколько причин перехода на электронные транспортные накладные:

• снижение затрат на документацию на бумаге. Возможность отслеживать грузы и управлять процессами в автоматическом режиме. Таким образом персонал предприятий избавляется от рутинных заполнений и обработки бумажных накладных и больше уделять внимания другим задачам;
• все данные по отправлениям становятся более прозрачными и точными. Можно получать информацию о перемещаемых грузах в условиях реального времени, что дает возможность быстро принимать меры при возникновении проблем или задержках в доставке. В результате растет качество услуги и клиенты больше доверяют компании;
• уменьшение нагрузки на экологию, т.к. количество используемой бумаги падает;
• следование стандартам. установленных законодательством. Электронные накладные вводятся во многих странах, поэтому требуется их использовать прямо сейчас тем компаниям, которые осуществляют логистику на международном уровне. 

Требование ввели, чтобы повысить прозрачность логистических процессов. В планах ввести бесшовные цифровых документов на междугородние перевозки, путем стыковки российского стандарта и е-CMR.

Постановление о переходе на ЭТрН 

Правительством было принято постановление № 2200 от 21.12.2020 г., которое обязывает компании оформлять и производить обмен всех перевозочной документации, включая транспортную накладную в электронном варианте.

Для передачи документов используется специализированная государственная информационная система – ГИС ЭПД, под контролем Министерства транспорта. Позже Правительство своим постановлением № 931 от 21.05.2022 г. установило подробный порядок работы.

Посредством оператора ЭДО вся информация поступает в ГИС, как того требует Минтранс.

Налоговая разработала файл-XML в качестве формата электронной накладной и Приказом № УД-7-26/1065@ от 09.12.2021 г. утвердила его. 

Кто должен использовать ЭТрН с 2024 года

Все участники грузоперевозок обязаны придерживаться новых правил, а именно:

• отправители грузов в виде изготовителей, поставщиков, оптовых организаций;
• транспортники, логисты и экспедиторы;
• получатели грузов, это могут быть бизнес осуществляющий торговлю.

Однако имеются исключения. Электронные документы не требуются при:

• самостоятельной доставке товара продавцом, без привлечения грузоперевозчика;
• получении товара грузополучателем со склада продавца и перевозке его собственным транспортным средством.

Требования к документообороту

Обмен документами происходит в определенном порядке, а именно:

1. создание ЭТрН грузоотправителем в учетной системе с заверением своего раздела квалифицированной ЭП и последующей передачей его в ГИС ЭПД через оператора. Оператор проверяет документ на наличие ошибок;
2. получение ЭТрН перевозчиком и получателем;
3. подтверждение получения груза водителем на своем мобильном устройстве простой ЭП;
4. заверение ЭТрН перевозчиком, используя квалифицированный сертификат;
5. подпись своего раздела накладной КЭП получателем после того как он принял груз, а водитель подтверждает, что товар передан путем использования ПЭП;
6. подтверждение КЭП раздела для перевозчика работником транспортной организации.

Форма ЭТрН

Форма состоит из 8 титулов (файлов обмена), заполнение:

• 4-х производится обязательно. Они содержат основные условия: загрузка и разгрузка;
• 2-х осуществляется при подтверждении сторон использовать накладную, как первичный учетный документ вместо составления УПД;
• 2-х требуется, чтобы переадресовать, сменить водителя или транспортное средство.

Плюсы ЭТрН

Данная система позволяет значительно сократить время для обмена документацией.

Бумажный вариант перевозочных документов требует немало времени для обмена сторон между собой. Если пакет документов не подписан всеми участниками, транспортная компания не может выставить заказчику счет об оплате услуг, что грозит задержкой платежей где-то на месяц и более.

Перевозочные документы в цифре ускоряют получение оплаты за перевозки порядка 20 дней по сравнению с бумажным форматом.

Переход на ЭТрН в СБИС

Внедрение электронной транспортной накладной требует подготовки, поскольку процедура предполагает перестройку внутренних бизнес-процессов. 

Со СБИС переходить на ЭТрН быстро и удобно. Для этого понадобится приобрести необходимую лицензию ЭДО СБИС. Программа обеспечивает создание и обмен электронными транспортными накладными согласно требований Закона. Для выполнения операций потребуется несколько кликов. 

Современные компании отдают предпочтение цифровому документообороту и переходят к такому виду транспортных накладных. Это несет сокращение издержек, а процессы перевозок делает более прозрачными.