Внедрение кадрового документооборота
Многие предприятия для ведения трудовых отношений переходят на электронный документооборот для цифровизации формирования, передачи и архивирования кадровых документов. Для участия в процессе задействуются работодатели, работники и соискатели. Опытные сотрудники компании предоставят всю необходимую информацию, по тарифам, относительно вашего бизнеса и обеспечат необходимую поддержку, нужно только воспользоваться нашими контактами. Мы работаем с компаниями Москвы и Московской области.
Кто может использовать КЭДО
Электронный кадровый документ несет определенное удобство любому виду бизнеса использующих труд наемных работников. Он обеспечивает ведение кадрового учета офисных сотрудников и работающих на удалении и оформление отношений с работниками на выезде и самозанятыми в полной мере.
Согласно Закона допускается оформление в электронном виде большого перечня документов по кадрам куда были включены трудовые книжки и трудовые соглашения. Исключением являются документация в виде журналов инструктажей, приказов об увольнении и пр.
Порядок перехода на КЭДО
При желании компании осуществить переход к цифровому кадровому документообороту в 2023 году требуется учесть несколько нюансов. Для перехода требуется сделать несколько шагов:
- проанализировать текущие процессы и аудит кадров. Необходимо определиться с перечнем документов, подлежащие созданию, обработке и передаче в границах компании. Таким образом система ЭДО будет подобрана максимально правильно. Дополнительно устанавливаются с какими проблемами и потребностями сталкиваются специалисты наиболее часто;
- определиться со структурой кадровой службы. С объемом небольшого предприятия справиться один кадровик. Более крупному бизнесу потребуется организовать целый отдел. В организациях с минимумом штата обязанности специалиста по кадрам совмещает работник бухгалтерии либо офис-менеджер, о чем создается соответствующий документ. Для сведения, используя КЭДО, специалист кадровой службы сможет охватить документооборотом порядка 1000 работников;
- подготовить локальные акты. КЭДО с установленными правилами работы требуется закрепить в актах и трудовых соглашениях, действующих внутри предприя. В связи с этим разрабатывают:
- положение об ЭДО;
- порядок работы с электронными подписями;
- соглашение в рамках работник – работодатель относительно правил использования простой и неквалифицированной ЭП;
- внесение поправок в трудовой, коллективный договоры и прочую внутреннюю документацию, если возникнет необходимость.
- выпустить электронные подписи. В КЭДО требуется использование электронных подписей для обмена документами между участниками. Поэтому сотрудники-физлица должны приобрести сертификат ЭП. Сотрудники для подписания многих документов должны использовать квалифицированную подпись. Это может быть заключение трудового договора при дистанционном приеме на работу. Для удобства в небольшом бизнесе лучше сотрудников обеспечить КЭП. Крупным компаниям будет выгодным выдача части сотрудникам НЭП, а остальным КЭП, в зависимости от тех задач, которые они выполняют;
- уведомить работников. Переходя на КЭДО работодатель обязан уведомить об этом всех работающих. Как такового закона, который бы устанавливал порядок уведомления, для этого может подойти и электронный вид. После работник должен дать письменное согласие. Этого не требуется в отношении лиц, которые впервые устраиваются на работу. Прочие работники могут отказаться. После того как согласие было получено, отказ возможен лишь после перехода на другое предприятие.
Как перейти на КЭДО в СБИС
СБИС также позволяет переход на КЭДО. Оно гарантирует надежность для бизнеса независимо от формы деятельности. Таким образом возможно дистанционное решение кадровых вопросов специалистов, работающих на разных условиях: удаленная работа, офисный персонал, командированные.
Настройка кадрового документооборота на предприятии со СБИС проходит быстро и просто. Пользователь избавляется от ручного заполнения реквизитов. Для внесения информации в карточку, достаточно просканировать документы. В автоматическом режиме происходит создание и штатного расписания.
КЭДО в СБИС обеспечивает формирование личной карточки работника по форме Т-2. При изменении условий труда и оплаты нужно лишь создать новый документ с измененными данными. Оформление больничных, командировок и отпусков также проходит за считанные секунды.
О преимуществах КЭДО
Переход на электронный кадровый документооборот требует определенных временных и финансовых затрат, однако это целиком оправданно, т.к. учет и прочие процессы по кадрам кратно упрощаются, улучшаются и ускоряются.
Преимуществом является также способность системы интегрироваться с другими информационными системами предприятия, такими как учет рабочего времени, удаленный доступ, что способствует созданию единой цифровой среды для работы со специалистами.