• г. Щёлково пл. Ленина, д.5, оф. 307
  • info@ms-sbis.ru

Все об электронном документообороте в СБИС

Все об электронном документообороте в СБИС

Июл 27, 2023 Новости

Электронный документооборот (ЭДО) является инструментом, который дает возможность осуществлять быстрый и удобный обмен информацией между работниками организации с клиентами, а также со специалистами компаний-партнеров, клиентами, государственными службами и физлицами. Для создания и хранения документов используется электронный вид. Использование электронной цифровой подписью наделяет их юридической силой со значимостью аналогичной бумажным аналогам. Наш московский филиал специализируется на предоставлении IT-услуг разных направлений, одно из которых – подключение системы СБИС, с ее установкой и настройкой личного кабинета. Опытные сотрудники компании предоставят всю необходимую информацию, включая тарифы, касающиеся непосредственно вашего бизнеса и предоставят необходимую поддержку, нужно только воспользоваться нашими контактами. Мы работаем с предприятиями Москвы и Московской области. 

Внедрение ЭДО

Используя СБИС, можно онлайн внедрить ЭДО в рабочие процессы компании, благодаря этому:

  • ускоряется и упрощается ведение документооборота;
  • оптимизируется обмен документами внутри самой организации, а также с партнерами и государственными службами;
  • автоматизируются взаимосвязь разных подразделений и филиалов внутри компании.

Плюсы документооборота при использовании СБИС

Благодаря данной системе прием товара и подпись документов значительно ускоряется и упрощается правка ошибок, заказ товаров и осуществление заказа из учетной системы, используя:

  • чат документа в СБИС можно обсуждать цены и правки, а после закреплять договоренности электронной подписью;
  • лишь один клик производится подписание пакета документов и отправка файла для внесения исправления в накладные, счета-фактуры, акты УПД;
  • электронные транспортные накладные  оформляются грузы и осуществляется документооборот между компаниями осуществляющих отправку, получение и перевозку товара;
  • автоматическую рассылку актов сверок можно оперативно и точно проводить сверку расчетов с контрагентами в любых количествах.

Осуществление внутреннего документооборота

После автоматизации локальных бизнес-процессов через СБИС ЭДО:

  • производится создание и согласование писем, поручений, приказов, договоров, заявок online;
  • упрощается коммуникация персонала на удаленной работе, из разных филиалов и подразделений;
  • осуществляется управление задачами минимизируя бюрократию;
  • настраиваются маршруты документов путем указания этапов документооборота внутри, связывания их переходами и назначения исполнителей, используя настроенные типовые процессы

Электронный документооборот СБИС имеет определенные плюсы

Система дает возможность:

  • сделать работу прозрачной путем наглядности этапов обработки и возможности понимать кто работает с документом;
  • минимизировать ошибки благодаря автоматизированному оформлению документов;
  • сэкономить время путем снижения рутины в операциях путем использования готовых шаблонов;
  • минимизировать затраты отпала необходимость в покупке бумаги, печати, а также не требуется создавать и хранить бумажный архив;
  • обеспечить сохранность документы в электронном виде не теряются и не портятся;
  • гарантировать безопасность, т.к. для передачи используются защищенные каналы связи;
  • без проблем настроить ЭДО с контрагентами многие уже работают в системе;
  • бесплатно анализировать бизнес-процессы. Наши специалисты выполняют анализ документооборота и предлагают оптимальный способ интеграции ЭДО;
  • сделать все этапы прозрачными чтобы быть в курсе сотрудника, рассматривающего документ.

Преимущества электронного кадрового документооборота

Система позволит привести в порядок всю документацию и автоматизировать кадровый учет предприятия. Оцифровке подлежит все, как приказы по кадрам, так и бегунок уволенного для всего работающего персонала. 

Электронный кадровый документооборот является гарантией, что всей информации обеспечена безопасность, возможность интегрироваться с 1С, SAP, API в других вариантах, наличие готовых шаблонов документов.

Обеспечение личным кабинетом работников 

Персонал может пользоваться личным кабинетом, используя любой гаджет. Пользователь сможет пользоваться:

  • понятным интерфейсом. без какой-либо путаницы в кнопках;
  • подсказками от СБИС, какие документы подлежат подписи, какие самостоятельному заполнению;
  • удобным выходом из системы компании, соцсетей, через госуслуги.

О том, что пришло время переходить на ЭДО, если:

  • появилось желание без проблем контролировать документальный поток предприятия;
  • осуществлять отслеживание цепочек согласования договорной и сметной документации;
  • видеть этапы визирования документов;
  • с легкостью сотрудничать с налоговой, отвечать всем их требованиям.

Маркирование и прослеживаемость товара

СБИС совместима со всеми системами маркировки ЕГАИС, “Честный ЗНАК”, “Меркурий”, а также “Прослеживаемость”. С данной системой можно реализовывать товар любой маркировки. 

Осуществлять отправку и получение электронных документов на ассортимент маркируемой продукции, система сама проведет регистрацию операции в маркировках.

ЭДО необходим, чтобы государственные службы могли  прослеживать импортные товары. СБИС произведет:

  • регистрацию импорта в ФНС;
  • обмен документами с контрагентами;
  • проверку кодов партии;
  • автоматическое заполнение отчетов.

Создание архива документов в цифре и на бумаге

Хранение документов отправленных из ЛК, в режиме offline на компьютере осуществляйте в СБИС Архив. Работа приложение и доступность документов возможна даже при отсутствии интернета. Предлагаемый формат для хранения *.xml и *.pdf, для их открытия используйте интерфейс СБИС либо папку на диске.

Архив экономно занимает место в “облаке” СБИС Диск. После подключения к интернету, происходит автоматическая синхронизация с online.sbis.ru и архив дополнится новыми документами.

Система ЭДО на смартфоне

Пользуясь мобильным приложением СБИС работа с документами возможна везде, при наличии интернета. Для вас вся информация основного функционала. Вы сможете:

  • ознакомиться с уведомлениями о новых документах;
  • проводить редактирование, согласование и подпись реализаций, поступлений и договоров;
  • обсуждать правки в чате относительно документа;
  • контролировать как выполняются договоренности.

ЭДО в смартфоне делает вас свободным от стационарного рабочего места, что дает возможность решения срочных бизнес вопросов независимо от времени и точки, где есть сетевой выход.

авторомrpp31